Политика обработки персональных данных в товариществе с ограниченной ответственностью «ЗапчастьТрейд»

1. Общие положения
1.1. Политика обработки персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд» (далее — Политика) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых в ТОО «ЗапчастьТрейд» персональных данных, функции ТОО «ЗапчастьТрейд» при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в ТОО «ЗапчастьТрейд» требования к защите персональных данных.
1.2. Политика разработана с учетом требований Конституции Республики Беларусь, законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области персональных данных.
1.3. Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в ТОО «ЗапчастьТрейд» вопросы обработки персональных данных работников ТОО «ЗапчастьТрейд» и других субъектов персональных данных.
2. Законодательные и иные нормативные правовые акты Республики Беларусь, в соответствии с которыми определяется Политика обработки персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд»
2.1. Политика обработки персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд» определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
• Трудовой кодекс Республики Беларусь;
• Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;
• Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных»;
• иные нормативные правовые акты Республики Беларусь и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.
2.2. В целях реализации положений Политики в ТОО «ЗапчастьТрейд» разрабатываются соответствующие локальные нормативные акты и иные документы.
3. Основные термины и определения, используемые в локальных нормативных актах ТОО «ЗапчастьТрейд», регламентирующих вопросы обработки персональных данных
биометрические персональные данные – информация, характеризующая физиологические и биологические особенности человека, которая используется для его уникальной идентификации (отпечатки пальцев рук, ладоней, радужная оболочка глаза, характеристики лица и его изображение и другое);
блокирование персональных данных – прекращение доступа к персональным данным без их удаления;
генетические персональные данные – информация, относящаяся к наследуемым либо приобретенным генетическим характеристикам человека, которая содержит уникальные данные о его физиологии либо здоровье и может быть выявлена, в частности, при исследовании его биологического образца;
обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
обработка персональных данных – любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных;
общедоступные персональные данные – персональные данные, распространенные самим субъектом персональных данных либо с его согласия или распространенные в соответствии с требованиями законодательных актов;
оператор – государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель (далее, если не определено иное, – физическое лицо), самостоятельно или совместно с иными указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных;
персональные данные – любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано;
предоставление персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лица или круга лиц;
распространение персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц;
специальные персональные данные – персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрические и генетические персональные данные;
субъект персональных данных – физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных;
трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства;
удаление персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
уполномоченное лицо – государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, которые в соответствии с актом законодательства, решением государственного органа, являющегося оператором, либо на основании договора с оператором осуществляют обработку персональных данных от имени оператора или в его интересах;
физическое лицо, которое может быть идентифицировано, – физическое лицо, которое может быть прямо или косвенно определено, в частности через фамилию, собственное имя, отчество, дату рождения, идентификационный номер либо через один или несколько признаков, характерных для его физической, психологической, умственной, экономической, культурной или социальной идентичности.
4. Принципы и цели обработки персональных данных
4.1. ТОО «ЗапчастьТрейд», являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников ТОО «ЗапчастьТрейд» и других субъектов персональных данных, не состоящих с ТОО «ЗапчастьТрейд» в трудовых отношениях.
4.2. Обработка персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд» осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников ТОО «ЗапчастьТрейд» и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:
• Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» и иными актами законодательства;
• обработка персональных данных соразмерна заявленным целям их обработки и обеспечивает на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех лиц;
• обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Законом Республики Беларусь от 07.05.2021
№ 99-З «О защите персональных данных» и иными законодательными актами;
• обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. ТОО «ЗапчастьТрейд» не обрабатывает персональные данные в целях, не совместимых с первоначально заявленными;
• содержание и объем обрабатываемых ТОО «ЗапчастьТрейд» персональных данных соответствует заявленным целям их обработки;
• обработка персональных данных осуществляется в ТОО «ЗапчастьТрейд» на законной и справедливой основе;
• обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
• не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
• обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;
• при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных.
ТОО «ЗапчастьТрейд» принимаются необходимые меры либо обеспечивается их принятие по удалению или уточнению неполных, или неточных персональных данных;
• хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
• обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.3. Персональные данные обрабатываются в ТОО «ЗапчастьТрейд» в целях:
• обеспечения соблюдения законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных нормативных актов ТОО «ЗапчастьТрейд»;
• осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Республики Беларусь на ТОО «ЗапчастьТрейд», в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь, в Фонд социальной защиты населения, а также в иные государственные органы;
• регулирования трудовых отношений с работниками ТОО «ЗапчастьТрейд» (содействие в трудоустройстве, обучение и продвижение по службе, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества);
• предоставления работникам ТОО «ЗапчастьТрейд» и членам их семей дополнительных гарантий и компенсаций;
• защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;
• подготовки, заключения, исполнения и прекращения договоров с контрагентами;
• обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах
ТОО «ЗапчастьТрейд»;
• формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности ТОО «ЗапчастьТрейд»;
• исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Республики Беларусь об исполнительном производстве;
• осуществления прав и законных интересов ТОО «ЗапчастьТрейд» в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами ТОО «ЗапчастьТрейд», или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей;
• трансграничной передачи персональных данных субъектов уполномоченным лицам для возможности осуществления деятельности ТОО «ЗапчастьТрейд»;
• в иных законных целях.
4.4. Обработка персональных данных должна носить прозрачный характер. В этих целях субъекту персональных данных в случаях, предусмотренных Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных», предоставляется информация, касающаяся обработки его персональных данных.
4.5. ТОО «ЗапчастьТрейд» принимает меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных.
4.6. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
5. Перечень субъектов, персональные данные которых обрабатываются в ТОО «ЗапчастьТрейд»
В ТОО «ЗапчастьТрейд» обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:
• работники структурных подразделений ТОО «ЗапчастьТрейд»
• контрагенты и партнеры ТОО «ЗапчастьТрейд»
• другие субъекты персональных данных (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в разделе 4 Политики).
6. Перечень персональных данных, обрабатываемых в ТОО «ЗапчастьТрейд»
6.1. Перечень персональных данных, обрабатываемых в ТОО «ЗапчастьТрейд», определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными нормативными актами ТОО «ЗапчастьТрейд» с учетом целей обработки персональных данных, указанных в разделе 4 Политики.
6.2. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, в ТОО «ЗапчастьТрейд» не осуществляется.
6.3. Обработка персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, осуществляется в ТОО «ЗапчастьТрейд» на основании согласия субъекта персональных данных на распространение с соблюдением установленных субъектом персональных данных запретов и условий на обработку персональных данных.
7. Функции ТОО «ЗапчастьТрейд» при осуществлении обработки персональных данных
ТОО «ЗапчастьТрейд» при осуществлении обработки персональных данных:
• принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных актов ТОО «ЗапчастьТрейд» в области персональных данных;
• принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
• назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд»;
• издает локальные нормативные акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд»;
• осуществляет ознакомление работников ТОО «ЗапчастьТрейд», непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных актов ТОО «ЗапчастьТрейд» в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, и обучение указанных работников;
• публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
• сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь;
• прекращает обработку и уничтожает или блокирует персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь в области персональных данных;
• совершает иные действия, предусмотренные законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
8. Условия обработки персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд»
8.1. Обработка персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд» осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
8.2. ТОО «ЗапчастьТрейд» без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством.
8.3. ТОО «ЗапчастьТрейд» вправе поручить обработку персональных данных уполномоченному лицу с согласия субъекта персональных данных.
8.4. В целях внутреннего информационного обеспечения ТОО «ЗапчастьТрейд» может создавать справочники, адресные книги и другие источники, в которые с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь, могут включаться его персональные данные.
8.5. Доступ к обрабатываемым в ТОО «ЗапчастьТрейд» персональным данным разрешается только работникам ТОО «ЗапчастьТрейд», занимающим должности, включенные в перечень должностей структурных подразделений
ТОО «ЗапчастьТрейд», которыми осуществляется обработка персональных данных.
9. Перечень действий с персональными данными и способы их обработки
9.1. ТОО «ЗапчастьТрейд» осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.
9.2. Обработка персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд» осуществляется следующими способами:
• неавтоматизированная обработка персональных данных;
• автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
• смешанная обработка персональных данных.
10. Права субъектов персональных данных
Субъекты персональных данных имеют право на:
• отзыв своего согласия в любое время без объяснения причин посредством подачи оператору заявления в порядке, установленном статьей 14 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных»;
• получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, содержащей: наименование и место нахождения оператора; подтверждение факта обработки персональных данных оператором (уполномоченным лицом); его персональные данные и источник их получения; правовые основания и цели обработки персональных данных; срок, на который дано его согласие; наименование и место нахождения уполномоченного лица, которое является государственным органом, юридическим лицом Республики Беларусь, иной организацией, если обработка персональных данных поручена такому лицу; иную информацию, предусмотренную законодательством. Для получения информации субъект персональных данных подает оператору заявление в соответствии со статьей 14 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных»;
• получение от оператора информации о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный бесплатно, если иное не предусмотрено настоящим Законом и иными законодательными актами. Для получения информации, субъект персональных данных подает заявление оператору в порядке, установленном статьей 14 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных»;
• право требования от оператора бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных»;
• обжалование действия (бездействие) и решения оператора, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц;
11. Меры, принимаемые ТОО «ЗапчастьТрейд» для обеспечения выполнения обязанностей оператора при обработке персональных данных
11.1. Меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения ТОО «ЗапчастьТрейд» обязанностей оператора, предусмотренных законодательством Республики Беларусь в области персональных данных, включают:
• назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд»;
• принятие локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты персональных данных;
• организацию обучения и проведение методической работы с работниками структурных подразделений ТОО «ЗапчастьТрейд», которыми осуществляется обработка персональных данных.;
• получение согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;
• обособление персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, от иной информации, в частности путем их фиксации на отдельных материальных носителях персональных данных;
• обеспечение раздельного хранения персональных данных и их материальных носителей, обработка которых осуществляется в разных целях и которые содержат разные категории персональных данных;
• обеспечение безопасности персональных данных при их передаче по открытым каналам связи;
• хранение материальных носителей персональных данных с соблюдением условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
• осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных Закону Республики Беларусь Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, настоящей Политике, локальным нормативным актам ТОО «ЗапчастьТрейд»;
• иные меры, предусмотренные законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
12. Контроль за соблюдением законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных актов ТОО «ЗапчастьТрейд» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных
12.1. Контроль за соблюдением структурными подразделениями ТОО «ЗапчастьТрейд» законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных актов ТОО «ЗапчастьТрейд» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных в структурных подразделениях ТОО «ЗапчастьТрейд» законодательству Республики Беларусь и локальным нормативным актам ТОО «ЗапчастьТрейд» в области персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, а также принятых мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства Республики Беларусь в области персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранения последствий таких нарушений.
12.2. Внутренний контроль за соблюдением структурными подразделениями ТОО «ЗапчастьТрейд» законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных актов ТОО «ЗапчастьТрейд» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в ТОО «ЗапчастьТрейд».
12.3. Персональная ответственность за соблюдение требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов ТОО «ЗапчастьТрейд» в области персональных данных в структурных подразделениях ТОО «ЗапчастьТрейд», а также за обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных в указанных подразделениях ТОО «ЗапчастьТрейд» возлагается на их руководителей.